GTD: Ein Geist wie Wasser

Es ist der Wahnsinn. Ich liege um 7 Uhr im Bett und möchte nur kurz ein paar Gedanken festhalten. Dinge, über die ich schreiben will und Dinge, die ich sofort oder in naher Zukunft machen möchte. Nichtmal die Kleinigkeiten des Alltags, wie einkaufen oder ein Telefonat, sondern größere Dinge, wie „Schau dir diesen udemy Kurs über Persönlichkeitsentwicklung an“.

Innerhalb von 10 Minuten erstelle ich 10 solcher Aufgaben. Und das ist nur der Anfang. Eine Aufgabe bringt die nächste hervor, lange vergessen aber doch irgendwo in meinem Hinterkopf. Denn es ist nicht so, als würde ich diese Aufgaben in diesem Moment erfinden. Ich erinnere mich nur an sie. Sie waren also die ganze Zeit, über Wochen oder Monate, irgendwo in meinem Hinterkopf und haben mir beständig Energie abgezogen.

Unser Kopf ist gut darin Dinge zu erfinden, aber nicht gut darin sie zu behalten.

Deshalb fühlen sich unerledigte Aufgaben so belastend an, wenn wir sie nicht aufgeschrieben haben. Weil sie die ganze Zeit in uns lauern und ein Stück unserer mentalen Kraft benötigen.

Um einen entspannten und ausgeglichenenen Geisteszustannd zu erreichen, ist es deshalb wichtig sie aufzuschreiben.

Aber sind wir mal ehrlich: Mit Aufgabenlisten und Systemen zur Selbstorganisation ist das so eine Sache. Oft eingerichtet, mit mühevoller Arbeit und vielen Gedanken darüber, wie man das am besten angeht und sortiert und oft nach wenigen Wochen sind sie vergessen.

Bulletin Journal: Analog ist nicht flexibel genug

Das einzige System, das ich jahrelang eingesetzt habe, war das Bullet Journal. In dieser Form des Journals schreibt man die Tasks des Monats, der Woche und des Tages auf. Entweder werden sie erledigt, sind in Bearbeitung oder man muss sie verschieben. Das passiert von Hand. Was zwei Vorteile hat: Was durch die Hand geht, geht durch den Kopf. Man erinnert sich sehr gut an die Aufgaben. Und außerdem: Wenn ich eine Aufgabe ständig von Tag zu Tag neu aufschreiben muss, bin ich plötzlich sehr motiviert sie zu erledigen. 😉

Ich habe das Bullet Journal aber nicht komplett mit Monatsberichten durchgezogen. Ich habe mir einfach aufgeschrieben, was es in der Woche zu erledigen gibt und es dann morgens auf den jeweiligen Tag sortiert.

Das hat für mich gut funktioniert, war aber im Job, für die Zusammenarbeit mit einem Team, zu simpel. Und im privaten Bereich, wo ich Projekte zwar alleine angehe, sie aber über einen vieeeel längeren Zeitraum abarbeite, hat das System schon gar nicht funktioniert. Weil physische Ablagen hier einfach zu schwach sind. Zum Beispiel, weil ich keine Dateien und Recherchen ablegen kann.

Getting Things Done: Die Selbstorganisation mit GTD ist mächtig

Aber digitale Systeme allein helfen auch nicht weiter. Denn es ist egal, welches Tool man nutzen will: Es kommt auf die Methode an. Und deswegen wurde ich mit meinem alten System in diesem Bereich nicht glücklich, auch wenn ich versucht habe, z.B. mit Trello umzusetzen.

Stattdessen habe ich nach einer Methode gesucht, um mich besser zu organisieren. Und siehe da, ich habe sie gefunden. Ich habe die „Getting Things Done„-Methode für mich entdeckt und bin in der Lage diese beruflich und privat einzusetzen. Sogar mit zwei unterschiedlichen Tools. Denn es ist egal welches Tool ich dafür benutze, das System funktioniert und lässt sich überall einrichten.

Seitdem fühlt sich mein komplettes Leben übersichtlicher an.

Die Magie von GTD steckt in der Inbox

Das Prinzip von GTD werde ich in einem anderen Artikel noch einmal ausführlich erklären und auch noch mehr über das Buch und den Autoren David Allen erzählen.

An dieser Stelle will ich nur verraten, warum diese Methode bei mir hervorragend für einen klaren und entspannten Geist sorgt: Die Inbox.

In der Inbox kann ich alle meine Ideen, schnellen Einfälle und „Dinge, an die ich mich unbedingt erinnern muss“, einfach ungefiltert abspeichern. Ich nutze hierfür Evernote, das ich auch als App auf meinem Smartphone installiert habe. Ein kurzer Gedanke? Schnell eine Notiz in die inbox. Dauert 10 Sekunden und erspart mir 5 Minuten Denkerei. Diese Inbox leere ich dann täglich oder wöchentlich und sortiere alle Aufgaben zeitlich oder nach Projekten.

So weiß ich immer an was ich arbeiten muss und die Dinge der Zukunft – an denen ich jetzt sowieso nichts ändern kann – belasten mich nicht mehr.

Wenn man sich gestresst fühlt, sucht man häufig nach Ausgleichmethoden: Sport, Yoga, gesundes Essen, mehr Freizeit, Meditation. All Diese Dinge haben ihren Platz in einem ausgeglichenen Leben. Aber sie bekämpfen nur das Symptom „Stress“ und nicht dessen Ursprung.

Bekämpfe die Ursache für Stress, nicht die Symptome

Wenn du dich also in deinem Alltag oder Job gestresst und von der Vielzahl der Aufgaben überfordert fühlst, mache all diese Dinge, aber mache dir auch Gedanken über die Ursache deiner Gefühle. Mir hat es sehr geholfen diese Ursache mit einem System für Selbstorganisation zu bekämpfen, welches mir den Kopf frei macht. Wie Wasser quasi. Ich hoffe, dir hilft GTD auch.

 

Foto: Shoot n Design

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